10 # Herramienta – A3 Para resolución de GAPs y alcanzar tus objetivos.

A3 Report es una herramienta muy potente de comunicación y resolución de GAPs o desviaciones del estándar de un proceso. Se usa tanto para la resolución de problemas (gap negativo) como para la mejora del estándar (gap positivo) y también para lograr metas. Está fundamentada en el Ciclo de Deming (PDCA) o Método Científico.  Como herramienta de comunicación utiliza la técnica de contar historias – IMPORTANTES (storytelling) tan popular en la cultura anglosajona, la cual facilita enormemente el aprendizaje organizativo. Existen otras herramientas similares al A3 report como las 8D (8 pasos para resolver problemas) o el ciclo DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar) del six sigma, pero en su esencia son muy similares.

GAP - Excel

INSTRUCCIONES

Manual. Lo ideal es realizar el A3 de forma manual (personalmente no lo hago porque para mis proyectos de mejora y análisis uso Excel, de base de cálculo, el cual alimenta el A3, pero lo recomiendan los gurus) para mejorar la comprensión en su elaboración (cosas de la neurociencia…) y ahorrar tiempo en su elaboración.

Gráfico. Muy recomendable hacer sketcknotes, dibujos, gráficos, fotos, … una imagen es mejor que mil palabras.

  1. Contexto/Antecedentes: breve descripción de los antecedentes y el contexto en el que se produce el estudio del proceso.
    1. DAFO.
    2. Análisis de riesgos.
    3. Justificación económica.
  2. Situación Actual: muestra una visión general del proceso en estudio de forma cuantitativa para medir la dimensión del GAP, lo que significa que hay que tener el proceso monitorizado y medidas las variables necesarias. Sin datos no hay mejora. Es necesario utilizar herramientas estadísticas y mediciones para cuantificar la situación actual:
    1. Pareto.
    2. Estadística descriptiva. (Media, Varianza, probabilidad, Desviación típica, correlación, Percentiles)
    3. Histograma,
    4. Regresión lineal,
    5. Tablas de contingencia,
    6. Gráficos de estratificación.
    7. VSM. Value Stream Mapping Diagrama de Flujo materiales e información.
    8. SPC Charts. Gráficos de control.  Para el control de output de procesos.
    9. Diagrama de dispersión.
    10. SIPOC.
    11. Análisis de MUDAs.
    12. CTQ.
    13. MSA. Análisis de los Sistemas de Medida.
    14. Análisis de variables mediante distribuciones estadísticas.
    15. Benchmarking.
    16. Método de Taguchi.
    17. Spaghetti Chart.
    18. etc.
  3. Análisis de las causas: este paso es el más importante. Si las causas no están claramente identificadas, podrás resolver el problema equivocado o no resolverlo correctamente. Habitualmente se utiliza el diagrama causa efecto y el análisis detallado de los problemas y sus causas empleando la técnica de los 5 Por qués. A continuación paso a enumerar las herramientas más comunes.
  4. Objetivo de mejora: establece el objetivo único y concreto de la mejora que deberá estar alineado con la estrategia operativa de la compañía. Es recomendable un A3 por objetivo. Obligatorio: Fecha a conseguir el hito y cuantificar la mejora del GAP.
  5. Situación Futura deseada / Selección de contramediadas o acciones de mejora: Una vez identificadas las causas raíz del problema se debe iniciar la búsqueda de soluciones. Las contramedidas propuestas se generan de forma divergente y mediante un consenso involucrando a las personas afectadas se debe converger sobre las mejores soluciones de todas las posibles medidas planteadas. Las acciones se valoran habitualmente en tres dimensiones: Impacto, Beneficio/Coste, Complejidad.  Algunas herramientas para esta fase son:
  6. Plan de acción: el plan de acción nos indica las acciones a realizar de forma detallada, asignando a un responsable único, un KPI o medida que se espera obtener para verificar el resultado de la acción y la fecha planificada de inicio – fin.
  7. Seguimiento de resultados/Lecciones Aprendidas: Desarrollar el plan de acción según se ha diseñado y acordado, en la fecha planificada, midiendo y documentando los resultados de la ejecución. Determinar los indicadores adecuados para la verificar que las contramedidas adoptadas tienen un efecto positivo y nos acercan al objetivo inicialmente planteado. Controlar y seguir periódicamente estos indicadores  para evaluar que vamos en el camino correcto, y si no, volver al análisis del paso 3 analizando por qué nos desviamos y planear nuevas acciones y correcciones.
    • KPIs.

A3 grafico

IMPORTANTE: Evitar la tentación de saltar del problema a la solución sin analizar.

A largo plazo, el análisis concienzudo y de detalle de las causas nos puede ahorrar mucho trabajo pues podemos caer en ciclos de prueba – error. Es muy habitual no identificar las verdaderas causas (causas raíz) de los problemas por no tomar el tiempo necesario en su entendimiento, en la profundización, búsqueda de evidencias y contraste de nuestras hipótesis. Esta forma de actuar descuidada y poco científica produce que aparezca de forma recurrente una y otra vez el GAP o problema que se trata de resolver.

Si queréis ampliar en este tema, os recomiendo empezar leyendo el siguiente libro: RESUELVELO de KEN WATANABE, una joya de guía práctica para educar a niños y adultos en el arte de las decisiones y la resolución de problemas que se lee en un suspiro.

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s